Как се пише имейл (практичен наръчник)

Част първа: КАКВО Е ТОВА?

Не мога повече. Наистина ми омръзна да получавам имейли, които изглеждат ето ТАКА:

Ето го и от малко по-близо:

Така. КАКВО Е ТОВА?!? Знам какво не е: имейл!

Тема: няма тема
Текст/съдържание: няма

Има обаче някакъв файл. Хм... какво ли пише? НИЩО.

Име на файла: неозаглавен документ! (пълна лудост!!)

Добре, че мога да използвам своите възможности на екстрасенс в комбинация с preview-то на файла (което е огромно и всичко се разчита), за да разбера защо този човек ми изпраща "това" (което не е имейл, както вече стана ясно...). 

Сега да видим как всъщност се пише:

Как се пише (официален) имейл?

1. Обръщение

Добра идея е да започнеш с обръщение към човека, към когото се ОБРЪЩАШ! Това може да е представител на институция, директор или колега, или... твой учител и преподавател. Например:

Здравейте, г-жо Иванова,

или

Здравейте, г-н Някойси,

ако не знаеш имена:

Уважаеми г-н/г-жо директор, или Уважаеми госпожи и господа от...

Защо? Просто така се прави. Това е етикет на писменото общуване. Ако не спазваш етикета, не правиш добро впечатление.

 

2. Съдържание

В съдържанието имаш две цели. (1) Да представиш себе си и (2) да представиш причината за имейла ти. Накратко, кой си ти (това се появява и в поздрава, но тук е "детайлната" версия) и защо го изпращаш. Тези две неща - максимално кратко и ясно.

В примера най-горе, аз съм получил есе, което съм задал на ученика за домашно.

Това, което ученикът не знае, е че съм дал подобно домашно (в случая есе) на:
- 2-те паралелки от випуска му
- още 2 паралелки от друг випуск
- на сборна група от ученици, които се явяват на олимпиада
- и на конкретни трима, които опитват да пишат за друго събитие

Аз откъде да знам, като видя това (горното)... КАКВО Е ТОВА?

Ами няма откъде.

Опциите са две. Използвам си когнитивната енергия и мозъка да си спомня (което е допълнителна работа за мен) или... отговорям с имейл с уточняващи въпроси (които да уточнят... всичко...) (което е допълнителна работа за мен И трябва да го чакам да отговори.)

Добрият имейл изисква малко от получателя си. Това показва уважение към времето му. 5 минути повече работа на пишещия могат да спестят 5 часа (или дори дни) на изпращане на имейли напред-назад.

И сега примери (искаме да кажем кои сме и какво ни трябва/какво правим - дали искаме информация, дали изпращаме нещо, което е било поискано от нас по-рано и т.н.):

пиша Ви във връзка с домашното по история, което ни дадохте миналата седмица на 7-ми декември. Правилно ли съм разбрал, че... (и задаваш въпроса си)?

 или:

Като приложение изпращам есето по философия на тема "...".

или:

Аз съм ученик от 11б клас. (Ако си в университет добавяш и какво ти преподават: Преподавате ми (име на дисциплина).) Миналата седмица отсъствах и искам да знам... нещо си...

Така се прави. Просто е. Отнема 3-5 минути, вместо половин... (Възможно е да имаш нужда от по-дълго обяснение на ситуацията си. Макар че примерите са кратки, понякога тази част на имейла е в няколко абзаца.)

 

3. Поздрав и подпис

 Прието е имейлът ти да приключва с поздрав (който може да гласи обикновеното "Поздрави" или по-"персонализираното" т.е. личното "С пожелание за хубава седмица" или "Приятна ваканция" и т.н.) и с подпис, който може да включва имената ти, позиция/длъжност/роля и някаква информация за контакт (ако често комуникираш с даден човек, име е достатъчно). Например:

Поздрави,

Иво Димов
учител, ЕГ "Пейо Яворов"
e-mail: ...
телефон: ...

или

Поздрави,

Д.Х.
ученик от 9б клас

Поздравът е отново част от етикета, а "подписът" е много лесен и бърз начин получателят да се ориентира от кого е написан имейла - т.е. има практична страна.

 

Цял пример:

(Дисклеймър: Навсякъде използвам центриране: център и курсив/италик. Това е, за да отделя примерите от основния си текст (като този). Не се прави така в имейли. НЕ Е НУЖНО! Ако не си го разбрал, значи вероятно е късно за теб и няма смисъл от имейли. Отсега спестявай пари за двете крави, с които да възродиш българското село, след като завършиш.)

Здравейте, г-н Някойси,

Аз съм ученик от 8б клас. Пиша Ви във връзка с оценката, която получих от ... . Искам да попитам какви са шансовете и начините да я повиша (ако има такива).

С уважение,
И.И.
8б, 2023-24

 Отново казвам: нищо сложно...

 

Защо е важно да пишеш добър имейл?

Добре написан имейл е като добри обноски на живо. Показва, че уважаваш човека, с когото комуникираш, както и добра култура на изразяване на себе си.

Хората, които могат да се изразяват и се държат възпитано, правят добро впечатление. Хората, които правят добро впечатление, получават възможности. Хората с възможности, получават още възможности. И шансът да са добре е по-добър.

Ако човек е добре, хората около него също са по-добре. Чаткате накъде отива? Аристотел: грижата за другия е грижа за цялата общност (полис). Искам да живея с хора, които не ме дразнят в имейлите си. ;)

 

Още за проблема :(

Статия на име "Има вероятност поколението Z да е дигитално неграмотно на работното място" твърди:

"Преди да влязат в работна среда, представителите на поколението Z ползват технологиите и виртуалните платформи предимно за опосредствано общуване и игри. Необходимо е подходящо обучение, за да могат да се научат как да използват ефективно инструментите за сътрудничество, съветват анализаторите."

 Не е ок... Вземете това обучение!

 

Благодарности:

Проф. Мавродиева беше. Тя ме научи като бях на курса по "Академично писане". Сега аз уча вас.

"Задълбочена работа" е книгата, която ме накара да се замисля по-дълбоко за имейлите. (Това е безплатна реклама на автора и издателството. Хора, ако ме виждате, платете ми.)